Caso de éxito Boaya: cómo digitalizar los partes de trabajo y mejorar la gestión del servicio técnico

¿Cuánto tiempo pierde tu empresa gestionando partes de trabajo, reclamando documentación o comprobando si todas las intervenciones están listas para facturar? Para las empresas con equipos técnicos en campo, estos procesos pueden convertirse en una carga administrativa que dificulta el control y ralentiza el trabajo diario.

Boaya, empresa especializada en soluciones para lavanderías profesionales e industriales con más de 55 años de experiencia, se enfrentaba a este reto. Con la App de Partes de Trabajo de ardiTEC, ha avanzado hacia una gestión digital, centralizada e integrada con Sage 200.

En este caso de éxito te contamos cómo ha evolucionado su proceso y qué mejoras ha conseguido.

El reto: gestionar las intervenciones técnicas sin perder el control

Boaya ofrece servicios de instalación, mantenimiento preventivo, mantenimiento correctivo y asistencia técnica a clientes de distintos sectores. Su actividad requiere coordinar intervenciones, técnicos y documentación para garantizar un servicio eficiente.

Antes de implantar la aplicación, los partes de trabajo se cumplimentaban principalmente en papel. Después, los técnicos debían entregarlos en la oficina para que la información pudiera registrarse en Sage 200.

En una segunda fase, intentó mejorar el proceso mediante el envío de documentos escaneados a un servidor compartido. Sin embargo, la digitalización parcial no eliminaba la necesidad de realizar comprobaciones manuales.

Esto generaba varios desafíos:

• Seguimiento de las intervenciones: era necesario comprobar que todos los partes se habían entregado y registrado correctamente.
• Carga administrativa: la recepción, revisión y gestión de documentos requería tiempo del personal de oficina.
• Riesgo de retrasos: un parte extraviado o no enviado podía quedar pendiente de gestionar.
• Control de la facturación: existía el riesgo de que alguna intervención realizada no llegara a facturarse por falta de documentación.

El proceso funcionaba, pero no ofrecía la agilidad ni la visibilidad que necesitaba para seguir mejorando su servicio técnico.

La solución: una App de Partes de Trabajo integrada con Sage 200

Buscaba una herramienta que permitiera digitalizar el ciclo de las intervenciones, mejorar la comunicación entre técnicos y oficina y disponer de información actualizada.

La integración con Sage 200 también era un requisito fundamental, ya que la empresa necesitaba conectar la operativa del servicio técnico con sus procesos de gestión habituales.

Para responder a estas necesidades, ardiTEC implantó su App de Partes de Trabajo, una solución que permite gestionar las intervenciones desde dispositivos móviles y centralizar la información.

Con esta herramienta, Boaya puede avanzar hacia una gestión más ágil y conectada:

1. Gestión digital de las intervenciones: los técnicos reciben la información necesaria para realizar sus trabajos desde la aplicación.
2. Registro de la información: una vez finalizada la intervención, los datos quedan disponibles para continuar con la gestión administrativa.
3. Seguimiento centralizado: la oficina puede consultar el estado de los trabajos y controlar las intervenciones pendientes.
4. Integración con Sage 200: la información se conecta con el ERP para facilitar la continuidad del proceso de gestión y facturación.

De este modo, la aplicación no solo sustituye el papel por documentos digitales. También permite mejorar la conexión entre el trabajo realizado en campo y la gestión administrativa de la empresa.

Los resultados: más trazabilidad, eficiencia y control

Desde la implantación de la solución, Boaya destaca una mejora significativa en la gestión diaria de su servicio técnico.

Uno de los avances más importantes es la trazabilidad de las intervenciones. La empresa dispone de una visión más completa de los trabajos abiertos, asignados, en curso y finalizados, lo que facilita el seguimiento y la coordinación del equipo.

Además, la digitalización aporta beneficios en diferentes áreas:

1. Reducción de las tareas administrativas

La eliminación de gran parte del intercambio de documentación física reduce las tareas de recepción, revisión y seguimiento de los partes.

2. Información disponible con mayor rapidez

Los datos de las intervenciones están disponibles prácticamente en tiempo real, lo que facilita la comunicación entre los técnicos y la oficina y permite responder con mayor agilidad.

3. Mayor control de los trabajos pendientes

La centralización de la información ayuda a identificar las intervenciones que requieren seguimiento y reduce la dependencia de comprobaciones manuales.

4. Menos errores en la gestión documental

Al reducir la introducción manual de datos y el intercambio de documentos, disminuye el riesgo de errores, extravíos y retrasos administrativos.

5. Mejor control de la facturación

La trazabilidad de los partes facilita comprobar que los trabajos realizados llegan a la fase administrativa correspondiente, reduciendo el riesgo de dejar intervenciones sin gestionar o facturar.

En conjunto, ha pasado de un proceso basado en papel y seguimiento manual a una gestión más digital, centralizada y controlada.

Una colaboración tecnológica que evoluciona con el negocio

La facilidad de uso, la adaptación a sus necesidades y la integración con Sage 200 han sido aspectos especialmente relevantes.

La empresa también destaca la cercanía, la capacidad de respuesta y el conocimiento de ardiTEC sobre los procesos reales de los servicios técnicos.

Pero la digitalización no termina con la implantación de una herramienta. Boaya ya está valorando nuevas mejoras para continuar evolucionando su operativa:

• Incorporar a técnicos externos que realizan intervenciones para la empresa.
• Facilitar que los clientes puedan registrar sus propios avisos para su posterior gestión.
• Aprovechar el histórico de incidencias por equipo para mejorar el mantenimiento preventivo y la toma de decisiones.

Esta evolución demuestra cómo una solución digital puede convertirse en una base para mejorar continuamente los procesos empresariales.

¿Tu empresa sigue gestionando los partes de trabajo de forma manual?

En este caso muestra que digitalizar la gestión del servicio técnico puede aportar mucho más que una reducción del papel: permite mejorar la trazabilidad, reducir tareas administrativas y disponer de mayor control sobre las intervenciones y su facturación.

Si tu empresa trabaja con técnicos en campo, gestiona órdenes de trabajo o necesita conectar las intervenciones con su ERP, automatizar este proceso puede ser un paso importante para ganar eficiencia.

En ardiTEC desarrollamos soluciones adaptadas a las necesidades de cada empresa. Nuestra App de Partes de Trabajo permite gestionar las intervenciones desde cualquier lugar y ofrece una integración con Sage 200 para conectar el trabajo técnico con los procesos de gestión.

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