Caso de éxito Esagraf: cómo digitalizar el servicio técnico e integrar las intervenciones con Sage 200

¿Cómo puede una empresa mejorar la eficiencia de su servicio técnico cuando sus profesionales trabajan por toda España? Esagraf encontró la respuesta digitalizando la gestión de sus intervenciones con la App de Partes de Trabajo de ardiTEC, integrada con Sage 200.

Esagraf: tecnología y productividad para la industria del packaging

Esagraf es una empresa especializada en ofrecer soluciones integrales a la industria de las etiquetas autoadhesivas y el packaging. Su actividad abarca todo el proceso productivo, desde sistemas de impresión offset, flexografía y digital hasta maquinaria auxiliar y soluciones de acabado.

Trabaja con fabricantes de primer nivel y acompaña a empresas de distintos tamaños en todo el territorio nacional, ofreciendo servicios de venta, transporte, instalación, puesta en marcha y asistencia técnica.

Para Esagraf, la productividad y la automatización son fundamentales para mejorar la competitividad de sus clientes. Por eso, trasladar esa misma filosofía a sus procesos internos era también una prioridad.

El reto: gestionar un servicio técnico distribuido por toda España

La gestión de las intervenciones técnicas había evolucionado desde los partes en papel hasta una aplicación digital que aportó mayor agilidad. Sin embargo, la solución anterior seguía presentando limitaciones.

Con técnicos desplazándose a las instalaciones de clientes de toda España, la información no siempre estaba centralizada ni disponible con la rapidez necesaria.

Entre las principales dificultades destacaban:

• Información dispersa: costaba conocer rápidamente qué trabajos se habían realizado en cada visita.

• Falta de trazabilidad: consultar las horas dedicadas, los recambios utilizados y el historial de cada máquina no siempre era sencillo.

• Duplicidad de datos: parte de la información debía introducirse de nuevo en el ERP.

• Retrasos en la facturación: los procesos manuales dificultaban cerrar y facturar las intervenciones con agilidad.

A medida que crecía el volumen de servicio, necesitaba una herramienta que conectara el trabajo de sus técnicos con la gestión administrativa y permitiera mantener el control de cada intervención.

La solución: una App de Partes integrada con Sage 200

Esagraf apostó por la App de Partes de Trabajo de ardiTEC, una solución diseñada para digitalizar las intervenciones técnicas e integrarlas directamente con Sage 200.

La integración con su ERP fue uno de los factores decisivos. En lugar de incorporar una herramienta independiente, buscaban conectar los procesos y evitar duplicidades.

Con esta solución, Esagraf puede:

• Sincronizar clientes, artículos y almacenes con Sage 200.

• Crear partes de trabajo directamente desde los pedidos.

• Registrar técnicos, horas, materiales e incidencias.

• Incorporar fotografías y la firma del cliente.

• Generar automáticamente un informe PDF al finalizar la intervención.

• Gestionar la facturación de los partes desde Sage 200.

De esta forma, la información registrada por el técnico queda conectada con el sistema de gestión de la empresa, facilitando el seguimiento de principio a fin.

Los resultados: más trazabilidad y un servicio técnico más profesional

La digitalización ha permitido a Esagraf centralizar la información de sus intervenciones y mejorar la coordinación entre los técnicos y la oficina.

Entre los principales beneficios destacan:

1. Toda la información en un único sistema

Cada intervención reúne los datos del técnico, las horas empleadas, los materiales utilizados, las incidencias, las fotografías y la firma del cliente.

2. Eliminación del papel y de la doble introducción de datos

La información se registra digitalmente y se conecta con Sage 200, reduciendo tareas manuales y posibles errores.

3. Informes automáticos para los clientes

Al cerrar una intervención, el cliente recibe automáticamente el informe en PDF, mejorando la comunicación y la profesionalidad del servicio.

4. Mayor rapidez en la facturación

La conexión con Sage 200 facilita la gestión de los partes y agiliza el proceso de facturación de las intervenciones.

5. Más control e histórico de las intervenciones

La información queda centralizada y permite consultar con mayor facilidad los trabajos realizados para cada cliente y máquina.

El resultado es un servicio técnico más organizado, ágil y preparado para responder a las necesidades de sus clientes.

Una solución que evoluciona con las necesidades de Esagraf

Además de las funcionalidades de la aplicación, Esagraf destaca la sencillez de uso para los técnicos y la capacidad de adaptación de ardiTEC.

La cercanía, el conocimiento de Sage 200 y la rapidez para resolver dudas o realizar ajustes han sido aspectos importantes durante la implantación.

La solución también evoluciona gracias a las aportaciones de sus clientes, permitiendo adaptar informes, campos y datos a las necesidades reales de cada empresa.

Digitalizar el servicio técnico también es mejorar la experiencia del cliente

Esagraf lo tiene claro: si las máquinas y los procesos industriales evolucionan, la forma de mantenerlos y darles soporte también debe hacerlo.

Su experiencia demuestra cómo conectar el trabajo de campo con el ERP permite reducir tareas manuales, mejorar la trazabilidad y ofrecer un servicio más profesional.

¿Tu empresa sigue gestionando las intervenciones técnicas con papel, Excel o aplicaciones desconectadas de tu ERP?

En ardiTEC te ayudamos a digitalizar tus partes de trabajo e integrarlos con Sage 200 para que técnicos y oficina trabajen con la misma información.

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