Coordinación técnica sin interrupciones: cómo OptimaPro controla cada intervención con la App de Partes de Arditec 

Perfil de la empresa 

Desde 1992, OptimaPro se ha consolidado como uno de los referentes en el sector de maquinaria para impresión de etiquetas en banda estrecha y packaging flexible. Con presencia en España y Portugal, representa a más de 13 marcas internacionales, ofreciendo tanto asesoramiento técnico como un completo servicio postventa que incluye mantenimiento, reparaciones, traslados, instalación y legalización de equipos. 

Problemática inicial

OptimaPro contaba con un equipo técnico altamente cualificado, pero su operativa se veía lastrada por procesos manuales: 

• La gestión de partes se realizaba en papel o Excel. 

• Las comunicaciones entre técnicos, administración y clientes eran lentas y poco trazables. 

• No existía una herramienta que centralizara la información por tipo de máquina, cliente o intervención. 

• La recopilación de firmas, materiales utilizados y datos de servicio se hacía a posteriori, generando errores y retrasos en la facturación. 

Motivación para el cambio

Para OptimaPro, el reto era claro: agilizar y profesionalizar la gestión de su servicio técnico sin perder control ni añadir complejidad. Necesitaban una solución: 

• Que sus técnicos pudieran utilizar directamente desde el móvil o tablet. 

• Que clasificara los partes por marca, máquina o cliente. 

• Que centralizara la información de cada intervención, desde la firma hasta la ubicación. 

• Que se integrara con SAGE 200 para automatizar albaranes y facturas. 

Implementación de la App de Partes de Trabajo

La App de Partes se implantó gradualmente, empezando por los técnicos de asistencia en campo. Ahora, cada técnico puede: 

• Ver las tareas asignadas desde su dispositivo móvil. 

• Registrar horas de trabajo, incidencias y materiales utilizados. 

• Etiquetar la intervención por tipo de equipo, marca o tipo de servicio. 

• Recoger la firma del cliente con geolocalización en el momento. 

• Adjuntar observaciones internas o comerciales para seguimiento. 

En paralelo, el equipo de administración recibe en tiempo real cada parte, lo valida, y lo convierte directamente en albarán o factura a través de SAGE 200, sin errores ni duplicidades. 

Resultados obtenidos 

• Control total de todas las intervenciones técnicas, sin papeles ni esperas.
• Mayor autonomía y eficiencia para los técnicos.
• Visión centralizada del historial técnico por cliente, máquina o fabricante.
• Reducción de errores administrativos y mejora en los tiempos de respuesta.
• Agilidad y trazabilidad en todo el proceso, desde la asignación hasta la facturación. 

Conclusión 

Gracias a la App de Partes de trabajo de Arditec, OptimaPro ha digitalizado su servicio técnico, ganando velocidad, control y profesionalidad en cada intervención. 

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